導入事例

受注プロセス高速化と、負荷をかけない顧客体験を同時実現!少数精鋭HRベンチャーのスマートディール活用法

株式会社プロローグ
執行役員 鈴野智也 様
営業担当 藤村歩 様

(インタビュアー:石塚)

プロローグ社の営業現場は、どのようにスマートディールを活用し、どんな効果を得られているのか、営業の最前線でご活躍している鈴野さまと藤村さまにお聞きしました。
(新型コロナウイルスに対する感染防止対策のため、オンライン面談ツールを使ったインタビューとなりました。)

 

ポイント

  1. テレワーク対応と事業成長により、受注プロセス高速化のために導入。
  2. 受注プロセス改善で、お客様と自社の双方にとって良い顧客体験を構築。
  3. 取引先がベンチャーや中小の「忙しい担当者」が多いなら特にオススメ。

 

様々な商材を営業しながら、受注プロセスの営業事務も皆で兼務

左上:鈴野さま(男性)  中央:藤村さま(女性)  右上:石塚(インタビュアー)

 

まずは貴社の事業概要について教えて下さい

鈴野さま

弊社は、現在大きくわけて3事業を展開しています。メインとしては、求人広告の代理店事業です。基本は掲載課金で、1発注1請求の形です。

サブとして育てている1つ目が人材紹介事業。こちらは成果報酬型なので、入社した段階で請求が発生します。

もうひとつサブとして育てているのがマーケティング事業。こちらは、MEOの運用代行を中心に開始したところです。MEOの運用代行に関しては、月額制のサブスクモデルです。

 

石塚

結構色々と幅広い事業をやられてて、料金体系とかビジネスモデルがかなり幅広いですよね。営業としては、どんな形で入っていくことが多いんですか?

 

鈴野さま

基本は採用コンサルティングを軸に入っていきます。立ち上げからこれまでの3年間は、既にお取引のあるお客様に対して満足度を高める動きを中心にしてました。

様々な目的に合わせて、色々な商品・サービスを提案して、顧客満足度を高めて収益を上げていく方が、少人数だと効率的なので。

ただ最近はメンバーも増えてきて、それに伴って新規営業にも注力しています。

 

受注プロセスに関わる部署や社内の体制は?

鈴野さま

少数精鋭のベンチャーなので、部署や担当商材などの明確な線引きは全くなくて、各々が自分で何を売ってもいい、という感じでやってます。

また、バックオフィス系の管理業務は、スマートディール導入前までは社長が全部まとめてやってました。

 

石塚

あえて部署や役割の縦割りをしてないんですか?

 

鈴野さま

弊社みたいな小さなベンチャーと大手を比べた時の強みって「1人の担当が変わらずにお客様の全てを知って、そのお客様に対して最適なサービスをスピード感持って提供出来る」っていう部分になるので、そういった体制になってます。

 

石塚

そうなんですね。そんな中で、いわゆる受注プロセス(見積→申込(発注)→請求)の業務体制はどうなってるんですか?

 

鈴野さま

基本的には、部署割りとかはしてないので、受注プロセスに関わる業務や事務作業も、各お客様のフロントに立ってる営業メンバーがそれぞれやっています。

 

石塚

商材それぞれの受注プロセスがあって、それぞれ発生する事務作業も含め、営業担当が全部1人で業務をこなすんですね。

 


鈴野さま

基本的にはそうですね。

 

石塚

さらっと言いましたが結構大変そうですね。

受注まで持っていく際に、かなり色々な業務が発生するイメージなんですけど、そんなことないんですか?

 


鈴野さま

そうですね。なので、入社したばかりの人は特に苦戦すると思います。

僕は創業からいるので、ちょっとずつ商材が増えて、ちょっとずつ覚えていく感じで済んだんですけど。

今年入社した藤村さんとか、その辺は特に感じてるんじゃないですか?

 

藤村さま

そうですね。前職経験から、見積は営業がやるものなのでまだなんとなくわかるんですけど、申込や契約、最後請求業務まであるから大変です。

この一連の受注プロセスの流れって、大きな会社だと別の営業事務みたいな専任担当がやってくれるものなんですが、ベンチャーではそうもいかず。

 

石塚

申込や発注完了って営業からすると最終関門的なプロセスなので、地味に手間がかかって神経も使うし、結構大変ですよね。

 


藤村さま

そうなんです。商材やサービスを覚えながら、取引の進捗状況を全部把握しつつ、各受注プロセスを進行させて、すべて自分で巻き取って管理しなくてはいけないんです。

更に私はテレワークで出社をあまりしないので、全てキャッチアップするのはとても大変ですね。

 

テレワークへの対応と、営業メンバー増員が導入のきっかけに

スマートディール導入のきっかけを語られる鈴野さま(左上)

 

スマートディールを導入されたきっかけは?


鈴野さま

理由としては大きく2つです。

1つ目は、業務切り分けをして、受注プロセスを高速化したかったこと。

冒頭でお話したように、元々バックオフィス系の書類作成などは社長が全部まとめてやっていて、お客様との書類のやり取りは営業メンバーがやってます。

 

石塚

フロントに強みがある少数ベンチャーあるあるですね。

 


鈴野さま

すると元々時間確保が難しい社長が、ただの事務作業で時間を食ってしまう。

逆に営業メンバーは、社長の時間があかないと受注業務が進まない。これでは強みとしてるスピード感がどうしても出ない

これは書類作成や販売管理をするために使ってた会計ソフトが原因でして、ユーザー制限や仕様の部分が大きなボトルネックになってました。

 

石塚

受注プロセスを高速化できない理由として、ボトルネックが会計ソフトの仕様上の制限ってケースは割と多いですからね。

お金周りの管理業務は社長や経理以外に任せられないからあえて制限かけてるけど、逆にその制限で業務が上手く切り分けられず、1人に雑務が集まっちゃう状態ですね。

 

実際の受注プロセスはどんな流れ?


鈴野さま

そこがもう1つの理由に繋がってます。

コロナでテレワークが基本になったので、受注プロセスをリモート業務でも耐えうるものにしたかったんです。

元々弊社の受注プロセスは、こんな流れでした。

簡単な流れ

  • 見積書雛形(エクセル or 会計ソフト)に見積内容記入
  • これをPDF保存
  • メールorFAX送付(再見積もりの場合は①②を繰り返す)
  • OKなら申込書雛形(エクセル)に同じ内容を記入
  • これをPDF保存
  • メールorFAX送付
  • お客様側で申込書を印刷
  • お客様側で申込書を記入&押印
  • お客様側で申込書をスキャン&PDF化
  • お客様側で申込書をメールorFAXで返送
  • 申込書の受け取り確認&受注報告
  • 申込書を元に請求書を作成(会計ソフト)
  • 請求書を送付

 

石塚

ベンチャー企業や中小企業でよく見る受注プロセスですね。

 


鈴野さま

⑦〜⑪の部分を見て頂くとわかるのですが、この受注プロセスって、お客様も自社も出社しないといけないんです。

お客様の確認が遅くなると、それだけで受注サイクルが先伸びしてスピードダウンしてしまう。

弊社もテレワークが基本で社内に誰もいないことが多いので、FAXの到着確認ができてない状態が多く発生し、受注確認ができなかったりしました。

 

石塚

受注サイクルが二重の要因で長期化していたのが課題だったんですね。

コロナでテレワーク中心になったことで、オフィス出社を前提とした受注プロセスや体制に限界が来てしまったと。

 


鈴野さま

そうですね。それにプラスして、ありがたいことに企業が成長出来ているのも要因です。

これまでのような既存のお客様中心なら、信頼構築も出来てるので、まだ口頭でのご発注も許容できました。

ただ最近は企業成長に伴ってメンバーも増えてきて、新規営業にも注力しています。

さすがに新規顧客で、ご発注やお申込が微妙な段階でサービス開始しちゃうと、未収金発生やクレームのリスクもあるので、そういうのをちゃんとしていきたい。

でもテレワークだとスピード感が出ない…という状況から、テレワークでも耐えうる受注プロセスを構築しなければ、ということを考えるようになりました。

 

お客様発注時の顧客体験まで含めた、受注プロセス高速化を実現

発注担当者が操作するお申し込み画面(イメージ)

 

スマートディール導入によって感じている効果やメリットは?


鈴野さま

自社の受注プロセスの非効率が改善する、ってのは勿論なのですが、弊社にご発注頂いてるお客様側に喜ばれましたね。

そこの企業はご発注する担当者が複数名いらっしゃいまして、そこの経理担当が喜んでおられて。

 

石塚

経理ですか?

 


鈴野さま

そこの企業さまはご発注担当が客先常駐しているので、基本は顧客先や外勤先から電話でご発注してもらってたんです。

でも結局発注(受注)を完了するためには、申込書をPDFで送って印刷して押印してもらって、というさっきご説明した流れで。

 

石塚

発注する担当者がそもそもオフィスにいないんですね。

 


鈴野さま

そうすると、電話の口頭ご発注から正式な書類申込の完了(発注完了)までのラグが生じてしまったり、経理がご発注したのを知るのは弊社からの連絡次第なのでリアルタイムで確認できなかったりと、先方の経理側の確認や発注管理で手間がかかっていたようなんです。

 

石塚

押印出社ってやつですね。確かに管理者側は大変ですね。

 


鈴野さま

お客様側が外にいても承認できるようになった、というのは大きな導入効果ですね。それにプラスして、紙とデータの多重管理も手間だったのかなと思います。

弊社としてもスピード感もって受注完了出来たほうが良いですし、お客様側での管理もラクになる

ここは、双方にとって導入メリットがあると思います。
 

石塚

藤村さんはいかがでしょうか?

 


藤村さま

私も導入前は、申込書をPDFで送って印刷して記入や押印してもらって、というさっきご説明した流れでした。

お客様からすると相当手間だったと思うので、それが解消されたのは良かったと思ってます。

あとはやっぱり、前のプロセスよりも申込書が早く返ってくるので、こちらも安心出来るというのが大きいです。

 

石塚

やはりそこが1番大きいんですね。

 


藤村さま

あと、これは事業モデルに依存するかもしれないのですが、競争優位もキープ出来るようになったかなと思います。

弊社は代理店という立ち位置ですが、本元のサービス提供側の会社は、殆どがWeb申し込みになってきている状況でして。

 

石塚

最近お金がある企業はどんどん自社でシステム開発して、オンライン完結の受注プロセスを構築していってますからね。

 


藤村さま

そうなんです。それをお客様も知っているので、代理店に発注する方が手間だと、メリットに感じてくれなかったことが以前はありました。

とはいえ、システムをゼロから構築すると費用もかかりますし。手軽にWeb申し込みの受注プロセスが構築出来たので、競争優位的な面でもよかったなと思っています。

 

スマートディールで気に入っている機能は?


藤村さま

私は全員共通の書類雛形が使える機能ですね。特に会社印の登録機能はありがたいです。

基本テレワークなのと会計ソフトの制限で、エクセルで書類作成してPDF化して送付してました。

エクセルだと、見積書や申込書を送る時に会社印が無かったんですよ。当たり前ですが家に会社印は無いので。

会社印無しの書類を送らなくちゃいけないのが気になっていたので、そこは気に入ってます。

 

石塚

テレワークでも、社判の入った正しい書類を送れるということですね。鈴野さんはいかがでしょうか?

 


鈴野さま

これはマネージャー側の意見ですが、すべてオンライン上かつリアルタイムで取引や書類状況が確認できるのがいいですね。

誰がどういう名目で取引しているのか、というのを一元管理するのは、エクセルやスプレッドシートだとどうしても出来ないですし。

今後、請求の担当を置いた時も、お申込履歴からそのまま請求書発行画面に移行できるので、担当を置いたとしても業務はスムーズになるかと思ってます。

 

 

ユーザー数無制限を活用し、常に状況把握をしながら全社利用を推進

スマートディール利用推進担当も兼務されている藤村さま(中央)

 

スマートディール導入の際につまづいた点は?


藤村さま

私がスマートディールの利用推進担当をやっているのですが、現場浸透が一番苦労しました。

スマートディール自体のUI/UXはわかりやすいのですが、古株であればあるほど既存のお客様の比率が高いので、これまでの電話での口頭のご発注とか、メールでエビデンス残してご発注、みたいな方がラクなんですよね。お客様も慣れてますし。

これが人数が多かったら、そういう問題ってもっと大変かなと思います。

 


鈴野さま

まあでも、スマートディールってシンプルなので、これまでの業務に追加で数十秒かけて書類を作成とか送付するだけなのに、それって本当に手間なのかな?って思っちゃいますけど。

正しい工程を踏んで取引しないといけないよね、というのは一般論的にも納得感ありますから。 

 

石塚

実際に藤村さんは、現場浸透を進めるためにどんな工夫をされたんですか?

 


藤村さま

特に工夫とかはないんですけど、とにかく「使ってください」って言ってます。

 


鈴野さま

藤村さん、突然名指しで言ってますよね。

 


藤村さま

全社員が登録されているから、見れば誰が使ってないのかわかるので言ってますね。

 

石塚

確かに。スマートディールはユーザー数が無制限なので、基本どの企業も全社員が登録されてますからね。

でも名指しでビシッと言えるのはさすがですね。

 


藤村さま

使う人がどんどん増えれば、最後の1人にはみんななりたくない、というのが心理的に働くと思うので

言い続けて1人ずつでも増やしていくのが大事かなと。

 

テレワーク推進企業や、お客様に負荷をかけさせたくない企業には特にオススメ

左上:鈴野さま(男性)  中央:藤村さま(女性)  右上:石塚(インタビュアー)

 

スマートディールはどのような企業にオススメ?


鈴野さま

導入する事業体は、弊社のような広告代理店や、営業会社とかでしょうか。あとは「忙しいお客様」を相手にしている企業

 

石塚

取引先の担当者が忙しい、ってことですか?

 


鈴野さま

そうです。ベンチャーや地方企業が取引先になると、お客様側の担当が発注周りと他の実務を色々と兼任してるケースが多いです。

そうなると、発注みたいな事務処理作業はスキマ時間でやりたいし、外出中や出張中でもやっちゃいたい、みたいな人が多いと思うので。

 

石塚

「忙しいお客様」ですか。例えば社長や役員みたいな、予定がいつも詰まってたり、割と外に出払っているような人、をターゲットにしたり狙いたいと思ってる企業ということですね。

 


鈴野さま

そうですね。弊社のような代理店業をやってる企業のお客様って、自然とそういった方々が相手になるので。

もしかしたら導入企業側もですが、取引相手にしてるお客様のことまで考えると、より良い受注プロセスを構築できそうですね。

 

石塚

面白いですね。ありがとうございます。藤村さんはいかがでしょうか?

 


藤村さま

テレワークを推進したい企業ですね。

PDFの受注プロセスって発注者にとっても受注者にとっても地味に手間ですし、スマートディールなら無駄な工程や管理がなくなるので。

 

石塚

ちなみに、藤村さんって、出社はほとんどしないんですか?

 


藤村さま

しないですね。月に2回くらいです。

 

石塚

じゃあもう、ほとんどご自宅でお仕事されているんですね。

リモート業務に合った効率的な受注プロセスを構築したい企業には、特におすすめできそうというイメージですか。

 


藤村さま

そうですね。

 

最後に、今後スマートディールに期待することをお聞かせください!


鈴野さま

新しい機能の追加や機能のアップデートなど、こちらの改善要望を受け入れながらどんどん進化しているので、このままスピードを緩めず進化し続けてほしいです。

 


藤村さま

いつも要望を受けて頂けていて感謝しています。これからも様々なアップデートのお知らせを受け取れることを楽しみにしています。

(取材日:2021年5月)

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石塚卓也

SDブログ編集長。上智大学理工学部卒。マレーシアのスタートアップ、シリコンバレーの調査会社、日系ベンチャーでセールス&マーケに従事。営業フリーランス独立の後に起業。キャンプと漫画が好き。

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