導入事例

地方から受注プロセスのDXを推進!Webマーケティング企業のスマートディール活用法

株式会社ファインピクサー
代表取締役 高山恒孝 様

(インタビュアー:石塚)

長野を拠点とし、幅広くWebマーケティング支援をされてるファインピクサー社。どのようにスマートディールを活用し、どんな効果を得られているのか。地方企業におけるDX推進のリアルを、代表の高山さまにお聞きしました。

(新型コロナウイルスに対する感染防止対策のため、オンライン面談ツールを使ったインタビューとなりました。)

 

ポイント

  1. Web支援を行う地方企業が、自社の受注プロセスのDXを推進。
  2. 受注スピードや顧客対応の懸念から、プロセス一本化を図るために導入。
  3. ペーパーレスを推進したい企業は、地域や業種に関わらずオススメ。

 

地方顧客中心の会社が、受注プロセスのDXに着手したきっかけ

左:高山さま  右:石塚(インタビュアー)

 

まずは貴社の事業概要について教えて下さい

高山さま

弊社はWebサイトの制作を中心に、広告運用、採用支援まで、幅広くご支援させて頂いてます。

どちらかというと制作部分よりも、制作した後の「どうやってWeb全般を活用していくか?」というマーケティング戦略を強みにご支援しております。

そういった観点で、お客様の目標としてる成果にコミットしながら、保守管理まで一貫してWeb関連のサービスを提供している会社です。

 

石塚

本社は長野ですが、基本的にお客さんは長野県内が中心なんですか?

 

高山さま

そうですね。長野県内が一番多いです。ほとんどが長野県のクライアントになります。

 

石塚

お客さんとしては、どのような業態が特に多いんですか?

 

高山さま

地方企業はどこもそうだと思うのですが、基本的にお客様の業態や領域は絞ってはいません。なので、様々な業態の企業・団体をご支援させて頂いてます。

ただ弊社のサービス上、Web広報活動にある程度予算がかけられる企業・団体様が取引先にはなっています。

 

石塚

ちなみに興味本位なんですけど、取引先ってどうやって開拓されているんですか?

 

高山さま

取引先は既存クライアントが中心です。新規の取引の場合も、基本的には紹介が主ですね。既存クライアントや信用調査機関、金融機関などから紹介を頂く事が多いです。

なので例えば、訪問営業するとか、架電をしてセールスをしてくとか、そういう活動って一切してないんですよ。 

 

石塚

冒頭で仰っていたようにただ制作するだけでなく、その後の戦略や運用までコミットする。

それでお客様の方に満足いただいて、そこから紹介や口コミで着実に事業成長されているんですね。

 

受注プロセスに関わる部署や、社内体制は?

石塚

そんな中で、いわゆる受注プロセス(見積→申込(発注)→請求)の業務体制はどうなっていたんですか?

 

高山さま

元々はいわゆる会計ソフトを導入していて、書類作成や取引の管理を経理担当を中心に行っていました。

簡単な流れ

  • 現場が確認用の見積書雛形(エクセル)に見積もり内容記入
  • 現場がこれをPDF保存
  • 現場がメールorFAX送付(再見積もりの場合は①②を繰り返す)
  • OKなら経理に情報をパス
  • 経理が会計ソフトに同じ内容を記入
  • 経理が正式見積書を作成し、現場にパス
  • 現場がメールorFAX送付
  • OKなら経理に情報をパス
  • 経理が契約書or発注書を作成(エクセルやワード)
  • 経理が現場にパス
  • 現場がメールorFAX送付
  • お客様側で契約書or発注書を印刷
  • お客様側で印刷した契約書or発注書に押印
  • お客様側で契約書or発注書をスキャンしてPDF化
  • お客様側で契約書or発注書PDFをメールorFAX送付
  • 現場が受け取り確認して、経理に受注報告
  • 経理が契約書or発注書を元に、会計ソフトで請求書を作成
  • 経理が請求書を送付(定期請求の場合は15~16を繰り返す)

受注プロセスは、取引先によってかなりケースバイケースなのですが、主にこんな感じです。

 

石塚

基本はその経理の担当者が中心となって、正式書類を作ったり管理したりしてるんですね。

 

高山さま

実際は、契約書を必要としないクライアントや、納品書が必要なクライアントもいます。

はたまたメールやFAXの部分が、紙ベースで郵送というパターンもあります。

こんな感じで、パラレルでいろんなファイルが混在して、っていう管理をしていました。

 

受注スピードの懸念から、プロセス一本化を図るために導入

スマートディールの取引ごとの書類確認画面(イメージ)

 

スマートディールを導入された理由は?

高山さま

いまお話した、受注プロセスや管理業務を上手く一本化できないか、と考え始めたのがきっかけです。

弊社には見積もり案件が発生した時に、現場が見積もり計算を間違えないようにするための確認フローがあります。

なので、それを一度チェック担当者が確認した上で、正式な見積書や発注書を経理が発行する、というフローになっているんです。

 

石塚

受注プロセスを進める際に、正確さを担保するために責任者がチェック。

書類発行は経理担当という形で、書類を提出するだけでも複数の人が介在してるんですね。

 

高山さま

そうなんです。ただそうすると、どうしてもスピード感を持って見積書や発注書を出しづらい

最近はありがたいことにお引き合いが増えているのですが、数が増えてくるとだんだんプロセスが停滞したり、書類作成が滞留したりしてきまして。

そういうのを解消したいっていうのが、クラウドで一本化したいと考え始めたきっかけだったんです。

 

石塚

見積チェックする人が全員その会計ソフトを使って、正式書類を自由発行させちゃうのは難しいんですか?

 

高山さま

これは会計ソフトの仕様上、結構難しいんです。

書類を作成するだけの機能しか使わないのに、現場人数分のアカウント数を増やして固定費を上げるのは得策ではありませんし。

なんと言っても、経理周りのソフトを現場の人間が気軽に触れる状態にするのは、それだけで体制としてあまりよくないじゃないですか。

 

石塚

確かにそうですね。

 

高山さま

でも、何が何でも経理がタッチしないと、って訳でもないんです。

そもそも、企画担当や営業担当は、自分で見積もりをある程度試算できますし、チェック担当も信用してるので問題ないんですよ。

 

石塚

会計ソフトの仕様上の問題で、上手く受注プロセスを組めないんですね。

まあ、会計ソフトって営業向けではなく、あくまでもバックオフィス向けのシステムなので仕方ないですよね。

 

高山さま

あとは、現場がエクセルの見積書で試算したものを1回出して、わざわざもう一度会計ソフトに別担当が入力するというのも、業務としてはちょっと無駄な動きですよね。

諸々含めて、この受注プロセスの非効率を改善したかった、というのが1番ですね。

 

スマートディールをどのような場面で使ってますか?

高山さま

主に見積書&発注書の部分で利用してます。

アカウントは全員分発行してあるので、現場はそこへログインして見積書を作成し、一時保存する。

見積もり計算のもととなった資料(設計書や企画書など)があるんですけど、それと見積書の一時保存画面をまとめてチェック担当に送る。

見積もりチェックがOKであれば、正式発行して書類を送付する。

という流れで運用しています。

 

石塚

現場の方が正式書類を作って、確認OKなら現場が自分で提出、という現場主導なフローになったんですね。

スマートディールのユーザー数無制限を上手く使って、見積もりプロセスを改善された嬉しい事例です。

ちなみにスマートディールには、取引先のお客様側にオンラインで書類を承諾してもらえる機能がありますが、どんなシーンで使われていますか?

 

高山さま

主に新規のクライアントで利用しています。

承諾を得たいと思っているクライアントに対しては、URLでお送りして承諾をもらってます。

 

石塚

既存クライアントの場合は、どうしてるんですか?

 

高山さま

従来の流れになっちゃうんですけど、既存クライアントの場合はPDFが多いですね。

 

石塚

ちなみに、PDFでお送りしている理由ってあるんですか?

 

高山さま

クライアントに合わせてというか、今までの流れをそのまま踏襲していたというだけですね。

特段PDFの方が都合がいいとか、そういうことではないですね。

 

石塚

「このお客さんは、これまでPDFだったから」みたいなイメージですかね。

 

高山さま

そうですね。それまでの流れを踏襲したというだけです。

初めて発注になるクライアントにはURLを送っているので、徐々に習慣化していって、いずれ全社統一でURLで送る流れにしていけばいいと思ってます。

管理自体はPDFでもURLでも一元管理できるので、あとは浸透をさせるだけかなと思ってます。

 

石塚

そうですね。多くの企業様では、従来の受注プロセスでPDFのやり取りをしてるケースが多いので、あえてPDFの機能をつけてます。

お客さまや現場の都合で一気に変えるのが難しい場合は、徐々に移行していくのでも良いと思っているので。

 

スマートディールは地域や業種に関わらずオススメ

オススメしたい企業について語られる高山さま(左)

 

スマートディールをどのような企業にオススメしたいですか?

高山さま

Webベースの販売管理ソフトって非常にいいなと思っていて、販売管理のいらない会社さんって、ほとんどないと思っているんですよ。

今ってもう「紙をやめましょう」と、地方でもそういう時代になってきているので、どの企業にも必要とされると思います。

なので、このシステム自体は、どんな会社でも導入していただけるんじゃないかな。

 

石塚

地方の企業様でも、紙をやめたいって流れは来てるんですね。

 

高山さま

そうですね。要は接触機会だけで、どっかで紙を辞めたいな、っていう感度の高い経営者って結構いらっしゃるので。

それに、スマートディールのインターフェースはシンプルですよね。誰が触っても、そんなに難しくない。

 

石塚

そこはかなり意識して開発しているので、ご評価頂けるのは嬉しいですね。

 

高山さま

機能的にも十分以上でいいものなので、そこも受け入れられやすいですよね。

そういった意味では、幅広く受け入れられやすいし、理解してもらいやすいと思います。

(取材日:2021年5月)

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石塚卓也

SDブログ編集長。上智大学理工学部卒。マレーシアのスタートアップ、シリコンバレーの調査会社、日系ベンチャーでセールス&マーケに従事。営業フリーランス独立の後に起業。キャンプと漫画が好き。

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