業務改善・効率化

Quote-to-Cash(QTC)効率化に重要な10の評価項目を解説

現在Quote-to-Cash(QTC)は、法人購買プロセスを顧客起点で捉えるためのフレームワークとして、米国を中心に注目を集めています。

ただ、Quote-to-Cash(QTC)プロセスは今はまだ日本では認知が広まってきた段階で、参考情報が少なく、その構造がかなり理解しにくいでしょう。

本記事では、Quote-to-Cash(QTC)を効率化するための全自動見積・受注クラウド「スマートディール」を開発する筆者が、Quote-to-Cash(QTC)効率化における10の評価項目についてまとめました。

Quote-to-Cash(QTC)の効率化に重要な「10の評価項目」とは?

Quote-to-Cash(QTC)プロセスを最適化すると、受注サイクルのスピードがアップし、成約率が向上することがわかっています。

Quote-to-Cash(QTC)は、見積もりから入金までのプロセスを段階的に評価し、効率化したり柔軟性をもたせたりするために使われるフレームワークとなっています。

これらQuote-to-Cash(QTC)の各プロセスを改善していくことで、「顧客起点」で法人の購買プロセスを改善していくことが出来るようになるのです。

そもそもQuote-to-Cash(QTC)って何?という基本知識が知りたい方は、こちらをまずはお読みください。

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ここからは、Quote-to-Cash(QTC)効率化するために重要な「10の評価項目」について詳しく解説していきます。

Quote-to-Cash(QTC)プロセスを大きくわけて、見積プロセス、契約プロセス、受注後プロセスの3つに分けて細かくみていくことにします。

 

Quote-to-Cash(QTC)の「見積プロセス」で重要な3つ

まずは、Quote-to-Cash(QTC)における一番最初の「見積プロセス」から見ていきます。

見積プロセスは、前の「商談・提案プロセス」と同時並行することも多いプロセスです。

 

1.商品・プランの構成

まずは顧客の要望に応じて、商品やプランを組み合わせた提案内容を作っていきます。

これら商品やプランの情報は、常に最新の状態に保たれ、いつでもパッと簡単に確認出来る状態にあることが理想です。

更によくあるのが、「ベテラン営業だけが全ての商品情報を把握できてる」という状況です。これは企業としては健全ではありません。

システムなどを用いて、新人でも複雑な見積もりを簡単作れる仕組みを構築出来れば、企業の売上を更に伸ばすことが出来るようになるでしょう。

 

2.見積もり価格の算出

多くの企業では、条件付きの割引や、期間限定キャンペーンなどが見積もり時に発生します。

見積り価格の算出が暗算で出来ればいいですが、複雑な組み合わせでも顧客に聞かれた瞬間にサクッと計算出来る仕組みがあると、営業としてはベターでしょう。

ただし、エクセルや手計算だと急な条件変更への対応や、数式を誤っていじった場合などに、間違った価格の算出をしてしまう可能性もあるので注意が必要です。

更に、過去の成功した見積もりの価格体系などを全社員が見られるように出来ると、企業全体の営業力向上にも繋がります。

よく計算をしてみたら、別の組み合わせのほうがお得になって売上もあがる。なんてケースを見逃すこともあります。

このように価格の算出を効率化することで、営業担当の受注率を高め、取引サイズを最大化することができるようになります。

 

3.書類の作成と送付

顧客への提出の際は、これまでの内容を元に正式書類を作成するでしょう。

書式は、見積書であったり申込書であったりと企業によって様々ですが、これらも柔軟に現場手動で作成できる仕組みがあると望ましいです。

エクセルや紙だと、担当によって書式が違ってしまったり、上司に確認するためにファイルを何度も共有したりするプロセスが挟まり、顧客からの信用やスピード感を損なう場合があるので注意が必要です。

また、申込書の形式だと、申し込み条件や注意事項が古い状態の雛形で顧客に送付してしまう危険性もあります。

とはいえ、正式書類を顧客に提出するスピードは、営業にとって生命線となります。多くの場合購買者は、いくつかの企業に相見積もりをするからです。

その際、最初に貰った見積もりを基準にする場合が多く、見積もり提出のスピードは顧客にとっての「1番」になれるかどうかの分かれ目になります。

このように、ミスなくスピード感を持って、書類を作成して提出することは、取引の成約に非常に重要となるのです。

 

Quote-to-Cash(QTC)の「契約プロセス」で重要な3つ

次に、Quote-to-Cash(QTC)における「契約プロセス」を見ていきます。

契約プロセスは、前の「見積プロセス」と同時並行することも多いプロセスです。

そしてこの契約プロセスは、担当部署が「営業部門」から「管理部門(多くの場合、経理部や法務部)」を行ったり来たりします。これは顧客もですし、社内にも当てはまります。

この部署移動且つ同時並行が、このプロセスのややこしさとスピードダウンを増長させています。

 

4.契約の作成

多くの取引では、取引に関する契約内容や、発注内容に関連する文書の取り交わしを行い取引を成立させます。

企業によって申込書、契約書、発注書など、様々な書式や書類の名称がありますが、総じて「受注(発注)する際のお互いの取り決め」のことです。

書類には、発注する商品と金額だけが記載されている書類から、発注の際に色々な条約や同意事項が細かく記載されてるものまで様々です。

これらの契約文書の作成自体は、法務部門や法律の専門家が行うところですが、これらはサービス内容の変更や、国の法律の変更など、内部要因だけでなく外部要因でも常に変化が起こります。

内容の変更が起こるたびに毎回ストレージからダウンロードさせたり、雛形を配布していると、バージョン管理が煩雑になり、古い契約内容で提出してしまうリスクが発生します。

顧客からの信用を保つために、営業担当が常に最新の状態のものを、いつでもオンラインで使える状態にしておくことが重要です。

また、古い契約内容のものは使えない状態を作る、ということもリスク管理として重要となります。

 

5.条件交渉

Quote-to-Cash(QTC)では、常に契約の交渉が発生し、契約内容や価格ルールが変化します。

取引する商品の数量や、受けるサービスの期間だけでなく、取引する時期や受注側企業の思惑、発注側の意向によって、契約内容が大きく変化するのです。

交渉をする際は、変更が複数回繰り返されるときに、何が変化しているかを詳細に把握することが重要です。

この情報を法務部門に適切に効率よく提供することで、法務部門との連携時間や浪不必要なタスクを削減することが出来ます。

 

6.成約

発注者・受注者の双方にとってより良い条件で合意することで、最終的に取引は成約します。

この合意から正式な成約までの期間は、紙や押印などの手動で行うと、数日〜数週間かかってしまいます。

「月内に合意は出来たけど、正式な成約は翌月になってしまう…」は、営業だけでなく企業にとっても避けたい状況でしょう。

ここでオンライン受注ツールを用いたり、電子署名ツールを活用することで、成約にかかる時間を大幅に短縮できるようになります。

成約まで数週間かかったプロセスを数分にすることで、営業は効率よく受注プロセスを進めることが出来るようになるのです。

 

Quote-to-Cash(QTC)の「受注後プロセス」で重要な4つ

次に、Quote-to-Cash(QTC)における「受注後プロセス」を見ていきます。企業にとっては、ここからが本番です。

受注後プロセスが適切に進んでいない場合、顧客側に確認したり、円滑に進めるための調整を人が行わなければなりません。

このプロセスが煩雑だと、確認作業や調整作業が無駄に増え、顧客にとっても不便を感じさせます。最悪、契約更新や追加発注の機会損失にも繋がりかねません。

この受注後プロセスの効率化もかなり重要になるのです。

 

7.配送、納品、提供

受注完了の後、物品であれば配送・納品業務に移り、サービスであれば提供準備・提供開始と移っていきます。

受注完了がシステムでリアルタイムで可視化出来るようになると、報告遅延や漏れなどがなくなり、タイムリーに移行することが出来るようになります。

また、契約情報以外の細かい状況などの履歴を残しておくことで、営業サイドとのコミュニケーションコストやタスクの削減も可能になります。

また、Quote-to-Cash(QTC)を意識したCPQソリューションを利用することで、販売管理システムや会計システムと連携し、打ち直しの二度手間や、ヒューマンエラーによる情報漏れを削減することが可能になります。

 

8.請求

役務提供や納品が完了すると、請求書が顧客に送付されます。

請求情報は、キャッシュフローや収益予測を決定するため、企業にとって最も重要です。

こちらも、Quote-to-Cash(QTC)を意識したCPQソリューションでシームレスに請求に移行出来るため、タイムラグやケアレスミス、無駄なタスクを削減することが出来ます。

 

9.着金

多くの場合、口座への現金振り込みや、クレジットカード払いでの着金になります。

これまでのプロセスを全て完璧に行ったとしても、着金されなければ何の意味もありません。

入金漏れはリアルタイムで常に把握出来ることが望ましいでしょう。

この認識は経営陣だけでなく、営業からバックオフィスまで全社で把握することが大事になります。

 

10.更新・追加発注

1度お金を貰って終わりでは、売上の最大化は困難です。

新規顧客から受注を獲得するには、既存顧客から受注を獲得すると比べて、5倍のコストがかかると言われています。(1:5の法則)

何度も商品発注が発生するモデルでは、収益の大部分がリピート顧客となるため、過去の取引の記録などは予測の上で非常に重要です。

月額制やサブスクモデルでは、収益の大部分がリピート顧客となるため、契約を常に把握することが重要です。

見積もりと契約に関する部分を常に全社で把握できるようにすることにより、現在の既存顧客からのアップセル・クロスセル、解約率を減らすことができるようになります。

 

Quote-to-Cash(QTC)改善のための1歩目はどこ?

この記事では、Quote-to-Cash(QTC)効率化するために重要な「10の評価項目」について詳しく解説してきました。

これら10の項目を改善していくことで、Quote-to-Cash(QTC)は効率化し、取引プロセスを根本的に改善出来るようになります。

特に「見積プロセス」と「契約プロセス」が複雑になるので、ここを効率化することで大幅にQuote-to-Cash(QTC)を改善することが出来ます。

そのため最初の1歩は、Quote-to-Cash(QTC)の中でも入り口となる、「見積プロセス」部分から改善していくのがオススメです。

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石塚卓也

SDブログ編集長。上智大学理工学部卒。マレーシアのスタートアップ、シリコンバレーの調査会社、日系ベンチャーでセールス&マーケに従事。営業フリーランス独立の後に起業。キャンプと漫画が好き。

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