スキルアップ 仕事の効率化

あなたの仕事の9割は無駄?仕事の効率化をするための最強の思考法

あなたの周りにはこんなひといないですか?

・仕事を頼んでも、何かと理由をつけて断ってくるひと。

・周りの人の仕事には無関心で自分の仕事しか興味がない人。

一見、仕事に不真面目な優しさのない人だという印象を受けるかもしれませんがこの人たちは非常に優秀な人材である可能性が高いです。

本記事では本質的な仕事をやりきるための思考法を解説していきます。

 

仕事の効率化に必要な思考法とは?

 

最小の努力で最大の効果を 得るために身につけるべき思考

大事な本質を見極め、その本質に対して効率よく自分の時間を配分して最小の努力で最大のリターンを得るための思考法をエッセンシャル思考とよびます。

じつは、優秀で成功を目指して頑張っている人ほど、エッセンシャル思考が身についていない人が多いです。

仕事ができる人は、多様なチャンスや仕事が舞い込んできます。

それらの仕事を手当り次第片付けようとすると時間とエネルギーが分散してしまうため本来自分がやろうとしていたことに時間を割り当てることができなくなってしまいます。

大切なこと以外を断り、本当に重要なことだけに一点集中することで初めて質の高い仕事ができるようになります。

 

エッセンシャル思考の3つの基本概念

選択

自分には何に時間とエネルギーを使うか選ぶ力があります。

選ぶことを選ぶのです。

ノイズ

この世に存在する大多数の物事はあなたにとっても私にとっても不要です。

少数の重要なチャンスに対して常に目を光らせて機会をうかがい、チャンスが訪れたタイミングで手に入れることができると見返りは非常に大きいです。

努力は大切ですが成果に比例するとは限りません。

がむしゃらに頑張るよりも「より少なく、しかしより良く」努力したほうがいいです。

トレードオフ

最も重要なことにイエスというためにはその他のすべてにノーと言わなければいけません。

何かを選べば、必然的には何かを捨てることになります。

トレードオフの成功例としてはサウスウエスト航空がいい例になりますので時間があればチェックしてみてください。

 

仕事の効率化をするための技術

 

強い意志を持ってうまく断る

冒頭であげた例にみられるように、自分がそのタイミングで本当にやるべきこと以外の仕事は受けないべきです。

それはもうキッパリと断ってください。

「まあ時間があればやっとくわ」とかはなしです。

これは自分にとっても相手にとってもよくない断り方です。

たしかに仕事を断ってしまうと印象が良くないかもしれませんが代わりに敬意を得ることができます。

時間を無駄にしないプロフェッショナルになりましょう。

 

過去の損失をきっぱり切り捨てる

突然ですが半年前に買った株の価値が半分になってしまったらみなさんならどうしますか?

もしかしたら上がるかもしれないから持ち続ける選択を取る人が多いと思います。

それはサンクコスト(埋没費用)に対する心理的バイアスが働いているからです。

つまらない映画をせっかくお金を払ったんだからと最後まで見てしまうのも同じ原因です。

こうしたバイアスに振り回されないためには所有しているものを、持っていないふりをしてみましょう。

今手に入れた絶好の機会がなくなったときに自分はどう感じるのかを考えるのではなく、その好機を手に入れるために自分はいくらコストを支払うのかを考えてみましょう。

何かを撤廃する前に、試験的にやめてみて不都合があるかどうかを確かめてみるのも一つの手です。

バイアスにとらわれないで、きっぱりとやめる習慣・考え方を身につければ、人生はもっとシンプルになり本質に近づきます。

 

自動化させて仕事の効率化をする

 

最悪の事態に備える

エッセンシャル思考の人は、最小の努力で最大のリターンを生み出すための仕組みを自動化させるのが得意です。

例えばバッファを取ることはこの仕組みに必要不可欠です。

たとえば、計画の見積もりを1.5倍で考えます。

予定していなかったミーティングやタスクが差し込まれて、当初の計画が倒れてしまう経験は誰しもあると思います。

そんなときもバッファをプランニングの際に前もって考えておけば締切に焦らないで済みます。

当たり前のことですが今取り組んでいるプロジェクトについて、想定されるリスク、最悪のケース、周囲への影響、リスクを減らすための投資の内容を考えておくことが、不測の事態への安全装置となります。

 

仕事を減らし、成果を増やす

エッセンシャル思考では、全体の能力や成果に悪影響を及ぼしているボトルネックを特定し解消することを常に意識して行動します。

制約や障害を取り除くためには、最終的に目指すべき成果を明確にすることが最初のステップです。

次に、成果にたどり着くまでのタスクをリストアップし、優先順位をつけて最大のボトルネックを特定し、解消していきます。

ボトルネックに関する書籍としておすすめなのが元任天堂社長の岩田聡さんの「岩田さん 岩田聡はこんなことを話していた。」とベストセラーになった「ザ・ゴール」です。

リンクを張っておくのでよろしければチェックしてみてください。

 

【まとめ】仕事の効率化をさせて成果も自由も手に入れる

 

本当に自分がやるべき仕事にできるだけ多くの時間とエネルギーをさけるようになれば自ずと仕事の成果も上がっていきます。

ふってきた仕事を何も考えないで手をつけるのはやめましょう。

目先のタスクに気を取られずにプロジェクトを俯瞰してみて、ボトルネックを見つけることに尽力して、本当にやるべきことを明確化させましょう。

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  • この記事を書いた人

エニーセールス・マガジン編集部

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