営業にはスケジュール管理能力が必要？効率を高める管理法を紹介
「営業にはスケジュール管理能力が大切！」という言葉を耳にしている方も多いのではないでしょうか？
言わずもがなですが、時間管理は作業効率を高める有効な方法1つです。
ただし、なかなかその重要性がわからないという方も多いでしょう。
今回は、営業が作業効率をグッと高めるためのスケジュール管理法をわかりやすく紹介していきます。
目次
なぜ営業にはスケジュール管理能力が重要なのか？
まずは、「営業にはスケジュール管理能力が大切！」とされる理由を紹介していきます。
マネジメント論を提唱したドラッカーは、時間管理の重要性を次のように表現しています。
「おそらく、時間に対する愛情ある配慮ほど、成果を挙げている人を際立たせるものはない」
引用：https://president.jp/articles/-/5118
今回はスケジュール管理が重要視される理由として、「能動的に仕事に取り組むため」「顧客の信頼を勝ち取るため」の2つを紹介します。
能動的に仕事に取り組むため
営業マンにスケジュール管理能力が求められる、1つ目の理由が能動的に仕事に取り組むためのというものです。
仕事である以上はすべての職種が能動的であるべきですが、自由度が高い営業には「能動的である」という仕事の姿勢がより求められます。
目標達成への進捗具合を冷静に見極め、どのくらいの時間をどんな事柄に充てるべきなのかを自分で考える必要があるのです。
クライアントや管理者に決められることが多い納期も、営業であれば顧客と打ち合わせて決められるという特権があります。
顧客の信頼を勝ち取るため
顧客の信頼を勝ち取ることも、営業にスケジュール管理能力が求められる理由の1つです。
アポイントがとれている場合には、その日までに「どのような準備をおこなうか」が顧客の信頼を勝ち取れるかどうかの分かれ道と言えます。
プレゼンの準備に、しっかりと時間をかけられれば、顧客の信頼を勝ち取れる可能性も高まるのです。
営業がスケジュール管理能力を身につけることで得られる3つのメリット
では、営業がスケジュール管理をおこなうメリットは、どのような点にあるのでしょうか？
時間管理の重要性をなんとなく知りながら、「なかなか徹底できていない」という方は得られるメリットから抑えていきましょう。
精神的なゆとりが保たれる
営業がスケジュール管理を徹底することで得られる、1つ目のメリットが精神的なゆとりが保たれるというものです。
営業マンであれば、期末に「なかなか成果があがらない」と焦った経験をしている方も多いでしょう。
そして、不思議なことに焦れば焦るほど、仕事の精度が低下していってしまうものです。
そのため、スケジュール管理を徹底することで得られる、精神的なゆとりは営業マンに大きな利益をもたらしてくれます。
事前に「計画通りに進まなかった場合の2つ目、3つ目の対策」を講じておけば、ギリギリになってしまった場合でも仕事の精度を保てるわけです。
失敗を糧にできる
失敗を糧にできることも、営業がスケジュール管理を徹底することで得られるメリットです。
時間管理の方法はさまざまですが、手帳にひと月のスケジュール管理を書き込んでおけば、その翌月の改善策を見つけることができます。
仮に「納期までに5日を見込んでいたが、実際は7日の猶予が必要」、「クロージングを第3週から始めたが、第2週までには見込み客を絞り込まなければならない」といった反省するための題材にできるわけです。
非常に小さな工夫ではありますが、なにもしていない営業と比較すると、成長速度に大きな違いが生まれます。
優先順位を客観的に把握できる
営業がスケジュール管理を徹底することで得られる、3つ目のメリットが優先順位を客観的に把握できるというものです。
営業スタイルによって多少の違いはありますが、事前に手掛けるタスクの優先順位を整理しておくことで、仕事に追われる状況を回避できます。
「経費精算」と「翌週のプレゼン資料の作成」の重要度を比較してみると、明らかに「翌週のプレゼン資料の作成」に時間をかけるべきとわかるのではないでしょうか？
しかし、思いついた仕事に手をつける習慣のある営業マンのなかには、先に「経費精算」に手をつけてしまう場合もあるのです。
期限が迫ってきた場合に他人に任せられる仕事かどうかという基準で、タスクを整理しておくことで、本業に集中できるわけです。
営業のスケジュール管理能力が向上する5ステップ
ここからは営業が実践すべき、スケジュール管理5ステップを紹介していきます。
スケジュール管理と聞くと、タスクを書き出すイメージがありますが、残念ながら仕事の生産性を高める対策にはなりません。
これから紹介する
・スケジュール管理をする時間を設ける
・ひと月をシミュレーションする
・目標を設定してタスクを書き出す
・タスクを優先順位ごとに分類する
・リフレッシュする時間を盛り込む
という5つのステップを実践することで、仕事の効率がグッと高まるはずです。
スケジュール管理をする時間を設ける
営業が実践すべき、1つ目のスケジュール管理のステップがスケジュール管理をする時間を設けることです。
スケジュール管理をする時間は、できれば出社前の朝の時間がおすすめです。
もちろん、出社後の時間でスケジュール管理をすることも可能ですが、上司や同僚に作業をさえぎられてしまうリスクがある点に注意しましょう。
朝の30分だけでも、スケジュール管理をする時間に充てることで、ひと月の動き方が違いが現れます。
ひと月をシミュレーションする
営業が実践すべき、2つめのスケジュール管理のステップがひと月をシミュレーションするというものです。
事前にひと月の動きをシミュレーションしておく理由は、事前にリスクをイメージしておくためです。
営業マンの多くがやってしまいがちな、タスクをひたすら書き出すという方法には、リアリティが損なわれてしまう可能性があります。
11月のスケジュールを組み立てる場合には、「月末になったら年末の雰囲気が漂ってくる。お客様とのアポイントもとりにくくなるかもしれないな」と想像しておくだけで、次にとるべき行動に変化ががもたらされるわけです。
目標を設定してタスクを書き出す
目標を設定してタスクを書き出すことが、営業がおこなうべき3つ目のスケジュール管理法です。
営業のスケジュール管理には、「目標から逆算する発想」が重要です。
仮に同じ行動でも
・1件の成約→5件のクロージング→10人の顧客
・10人の顧客→5件のクロージング→1件の成約
というように、考え方の順番を変えることが重要なのです。
「1件の成約をとるために5件のクロージングができれば良い、そのためには10人の顧客が必要」と考えることで、タスクそのものを減らしてくことができます。
また、目標から逆算することで、「ひと月のほとんどを新規開拓に充て、クロージングに至らなかった」という最悪のケースを回避することも可能になります。
タスクを優先順位ごとに分類する
営業がおこなうべき4つ目のスケジュール管理法が、タスクを優先順位ごとに分類することです。
先ほども触れましたが、「自分でなければできないことかを検討する」ことが重要です。
営業という仕事にはストレスが多いというイメージがありますが、「すべての仕事をひとりでおこなわなければならない」という決まりはありません。
仮に期限に追われるような状況になった場合には、同僚や後輩に社内の事務処理を任せてしまってもよいわけです。
リフレッシュする時間を設ける
営業がおこなうべき最後のスケジュール管理法が、リフレッシュする時間を設けることです。
精神的なストレスが大きい営業だからこそ、ひと月のスケジュールにリフレッシュする時間が求められます。
スケジュールを自由に決められる営業マンのなかには、休日返上で働いている方もいますが、お客様は予想以上に営業の元気に敏感です。
仕事とリフレッシュできる時間を分け、お客様に最高にサービスを提供するような工夫をすることも営業の仕事のひとつと言えるでしょう。
営業がスケジュール管理能力を向上させるために使えるツールを紹介
最後に、営業がスケジュール管理に使えるツールを紹介していきます。
手帳などを使って、ひと月のスケジュールを管理する習慣をつけることが大切ですが、オンラインサービスを使うことでタスクを簡素化することも可能です。
サイボウズOffice
営業の作業効率を、より高めてくれる1つ目のツールがサイボウズOfficeのスケジュール管理。
サイボウズOfficeのスケジュール管理機能では、グループに情報を共有できるため、上司やチームへの営業報告に役立ちます。
また、クラウド版では、Googleカレンダーの情報を連携することもでき、汎用性が高まっているツールのひとつです。
営業日報 MarkⅡ
営業日報MarkⅡも、多くの営業の作業を効率化しているツールのひとつです。
サイボウズOfficeと比較すると、営業日報の簡易化に特化しているという特徴がありますが、グループウェア機能を備えているためスケジュール管理に活用することもできます。
スケジュールに登録してしまえば、そのまま日報に反映されるため、一から日報を作成する手間がなく、グループない共有もできるため、チーム内でスケジュール管理のやり取りをおこなう必要もなくなります。
【まとめ】営業で成果を出すには、スケジュール管理能力が必須！
営業にスケジュール管理能力が求められる理由がおわかりいただけたでしょうか。
数ある職種のなかで営業は比較的自由の高い仕事と言え、最高のパフォーマンスを発揮するためにスケジュール管理が求められるのです。
そして、「いまいちスケジュール管理の方法がピンとこない」という方は、今回紹介したスケジュール管理法の5ステップを実践することをおすすめします。
まずは、スケジュール管理をする時間を設け、ひと月の流れをイメージするだけでOKです。
事前に起こりうる事柄を確認し、取り組むべきタスクとその優先順位を明確にするだけで、仕事の効率がグッと高まるでしょう。
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